1. 왜 발주서(PO)가 핵심인가?
발주서(Purchase Order)는 견적서(Quotation)가 제안한 조건을 구매자가 공식 승인하는 계약 서면이다.
무역 거래에서 PO는 다음 네 가지 기능을 동시에 수행한다.
- 법적 계약 근거 – 공급자(Exporter)·구매자(Importer) 모두 서명하거나 시스템 승인으로 확정 시 구속력 발생.
- 물류·생산 킥오프 트리거 – PO 번호가 있어야 공장 생산·자재 계획(MRP), 포워더 선적 예약이 진행된다.
- 대금 결제 기준 문서 – L/C 개설·T/T 송금 시 PO 금액·인도 조건이 그대로 반영된다.
- 내부 통제·KPI 지표 – ERP에서 PO 번호별 납품·불량·리드타임을 추적해 공급망 퍼포먼스를 계량화.
Best Practice – PO 승인(승인권자·승인일) → 계약금(Deposit) 송금 → 공급자 ‘Sales Confirmation’ 발행 → 생산 투입. 이 네 단계를 SOP에 명문화하면 책임 소재가 분명해진다.
2. PO 핵심 구조 – 6 블록
블록 주요 항목 주의 포인트
| ① 헤더 | PO 번호, 발행일, 계약 유효일 | ERP·이메일·L/C 모두 동일 번호 유지 |
| ② 파트너 정보 | 구매자·공급자 정식 법인명·주소·대표 연락처 | 영문 상호 + 중국어 병기(중국 업체) |
| ③ 상품 & 규격 | Part No., HS Code, 사이즈·색상·소재, 단가·통화 | 의류는 컬러/사이즈별 MOQ·레이블 spec 표시 |
| ④ 상업 조건 | Incoterms 2020, 결제 조건(L/C, T/T, OA), 리드타임 | ‘FOB Shanghai – 45 days ex‑factory’ 같이 구체화 |
| ⑤ 품질 & 검사 | AQL 레벨, 3rd party QC(Intertek, SGS) 예약 책임 | 검사 실패 시 재검사 · 페널티 조항 삽입 |
| ⑥ 패킹 & 라벨 | 포장 사양(내·외박스), 바코드, 듀티프리 라벨 | 물류센터 ASN EDI 포맷과 매칭 필요 |
3. PO 서술형 템플릿 (Copy‑&‑Paste Friendly)
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PURCHASE ORDER (발주서)
PO No.: PO‑20250701‑015 Date: 2025‑07‑01 Valid Until: 2025‑07‑05
Buyer : K‑Style Fashion Co., Ltd.
Addr. : 12F, 123 Teheran‑ro, Gangnam‑gu, Seoul, KOREA
Tel : +82‑2‑567‑8901 Email : import@kstyle.co.kr
Supplier : Shanghai Trend Garments Ltd.
Addr. : No. 88, Jinqiao Rd., Pudong, Shanghai, CHINA
Tel : +86‑21‑5555‑6666 Email : alice@trend‑garments.cn
Commercial Terms
Incoterms 2020 : FOB Shanghai
Payment Terms : T/T 30 % Deposit, 70 % Before Shipment
Lead Time : 45 Days Ex‑Factory from Deposit
QC : AQL 2.5 / 4.0, SGS Final Random Inspection
Item Summary
- Men’s Crew‑neck T‑Shirt – 180 g/m² 100 % cotton
• Size L, Color White • Qty 12,000 pcs • Unit USD 3.25 - Women’s Denim Jacket – 12 oz stretch denim
• Size S‑L, Color Indigo • Qty 5,000 pcs • Unit USD 12.50 - Unisex Hoodie – 320 g/m² CVC fleece
• Free Size, Color Black • Qty 7,000 pcs • Unit USD 9.80
Cost Breakdown
Merchandise Total USD 209,600.00
Carton & Inner Polybag USD 4,500.00
SGS Inspection Fee USD 650.00
FOB Total USD 214,750.00
Packing / Label
• 24 pcs per export carton (57×42×38 cm) – double wall
• Barcode: EAN‑13, Height ≥ 25 mm
• Carton Marking: PO No. / Style No. / Made in China
Special Clauses
• Deposit to be remitted within 5 banking days after PO acceptance.
• Late delivery penalty: 0.5 % of invoice value per day (max 5 %).
• If final random inspection fails, supplier bears re‑inspection fee & delay penalty.
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4. 선적 전 체크리스트 (45 Days Timeline)
Day 담당 액션 산출물
| D‑45 | Buyer | 계약금 송금 | SWIFT 영수증 |
| D‑40 | Supplier | 자재 발주, 생산 착수 | PI 자재 → MRP 승인 |
| D‑25 | QC 3rd | Inline Inspection 예약 | Booking Form |
| D‑15 | Supplier · QC | Inline 20 % 검사 | Inline Report |
| D‑10 | Supplier | Carton & Barcode 샘플 발송 | Courier Tracking No. |
| D‑7 | Buyer | 포워더 Space Booking + B/L instruction | Space Confirm |
| D‑3 | QC 3rd | Final Random Inspection | Pass Report |
| D‑2 | Supplier | Commercial Invoice · Packing List 발행 | CI / PL PDF |
| D‑1 | Forwarder | 컨테이너 적입·VGM 제출 | VGM Receipt |
| D‑0 | Vessel | 선적, B/L Issue | Surrender B/L or Telex Release |
5. 위험 관리 & 에스컬레이션 매트릭스
리스크 예방 조치 에스컬레이션 레벨
| Deposit 지연 | 송금 예정일 –2일 Reminder 메일 + 회계 상태 확인 | 24h 내 미수령 시 CFO → MD |
| 생산 지연 | 주 간 WIP Report & Gantt 차트 공유 | ▲ 2일: Sourcing Mgr → ★ 5일: Country Director |
| QC Fail | AQL 샘플 업 / Pre‑Production Meeting 필수 | 첫 Fail: 재검사 (공장 부담) · 재검 Fail: Order Cancellation |
6. 디지털 툴 & KPI Dashboard
- ERP : SAP SD / Oracle Fusion – PO 라인별 납기, 불량률 실시간 추적.
- QMS : QIMA‑One, Inspectorio – 공장별 검사 데이터 자동 집계.
- Power BI : OTIF(On‑Time‑In‑Full) % / QC Pass Rate / Lead‑Time Variance 시각화.
7. 최종 팁
- PO 번호·B/L 번호를 라인아이템과 매핑해 물류사고를 최소화.
- ‘계약금 → 생산 착수’ 간격은 ≤5 일로 관리해 Cash Cycle 단축.
- QC Fail 비용 분담 구조를 계약서와 동일하게 PO에 재차 명시.
8. 다음 콘텐츠 예고
다음 편에서는 L/C (신용장) 세부 조건 설계 & 컴플라이언스 체크를 심화 분석합니다.
다루었으면 하는 세부 항목이나 실무 경험담이 있으면 댓글로 공유해 주세요!
